5 Claves para gestionar tu proyecto SCRUM con Odoo

Os presentamos nuestra guía Odoo SCRUM, donde detallaremos cómo utilizar el módulo de gestión de proyectos estándar de Odoo para dar cabida a los artefactos y conceptos de SCRUM.

Partimos de la base de que tenemos Odoo instalado con el módulo de gestión de proyectos. Vamos a explicar la forma en qué lo utilizamos nosotros. Es la manera que nos resulta más cómoda, y no requiere ningun desarrollo sobre el módulo de proyectos. Existen infinidad de formas de utilizar las funcionalidades de Odoo para gestionar proyectos SCRUM. También existe un módulo project_scrum que integra funcionalidades específicas para SCRUM, pero nos limita a la hora de instalar otros módulos que amplien la gestión de proyectos.

Empecemos.

Primero vamos a configurar el módulo de gestión de proyectos a nuestro gusto. Iremos al apartado de configuración>etapas y estableceremos las siguientes etapas por defecto para las tareas: “No planificado”, “Pendiente”, “En Ejecución”, “Realizado” y “Cancelado”, estableciendo su secuencia en ese orden. Es toda la configuración necesaria.

A continuación crearemos un nuevo proyecto en Odoo sin ninguna característica especial. Simplemente que permita crear tareas e incidencias, y registrar el tiempo de trabajo.

A partir de este proyecto vamos a describir 5 puntos clave para gestionar cualquier proyecto SCRUM.

1. La Pila de Producto (Product Backlog)

La pila de producto es una lista de requisitos priorizados (historias de usuario). Esto lo registramos como tareas en el proyecto, incluyendo una descripción funcional del requisito, “Qué se quiere hacer”, sin entrar en “Cómo hacerlo”. Las dejaremos en estado “No Planificado“. Dentro de la descripción de la tarea incluiremos las pruebas de aceptación.

La pila de producto

A continuación priorizamos estas tareas con nuestro cliente. Nosotros lo hacemos de forma visual desde la vista Kanban. Utilizamos las “estrellas” de prioridad de Odoo. Así hacemos una clasificación rápida en tres niveles de prioridad: ninguna estrella, una estrella, o dos estrellas para las más prioritarias.

2. El Sprint

El sprint

Esta es la parte más sencilla. Cómo indicamos que una tarea está dentro de un sprint? Añadimos una etiqueta con el nombre del sprint por ejemplo “Sprint 1”. Esto lo haremos desde la sección de Configuración>Etiquetas.

Cogemos todas las tareas del sprint, les añadimos esta etiqueta y les ponemos de fecha límite la fecha de fin del sprint. Nuestros sprints los solemos hacer de 10 o 15 días laborables. Con esto, desde cualquier vista de la gestión de proyectos podemos filtrar por esa etiqueta “Sprint 1” y ver sólo las tareas del sprint. Así de fácil.

3. Las tareas

tareas

Cuando incluímos una tarea de la pila de producto en un sprint, es necesario describir la tarea a realizar, el “Cómo”, y su estimación temporal. A partir de un requisito o historia de usuario pueden surgir varias tareas. Este es el momento de crearlas. En general intentamos que todas las tareas tengan una duración aproximada de entre 4 y 16 horas, para que sean manejables.

Odoo no permite relacionar tareas. No podemos indicar de qué requisito proviene cada una de las tareas que creemos a partir de él. Lo que hacemos es indicarlo como primera línea de la descripción de la tarea. Hemos desarrollado un módulo que nos permite indicar la tarea “padre” de otra tarea, manteniendo la relación, pero aún estamos puliendo automatizaciones (cambios de estado de la tarea padre al cambiar sus hijos, control de las horas dedicadas, etc). En cuanto lo tengamos listo lo publicaremos.

Para nosotros es muy importante ir registrando diariamente el tiempo de trabajo dedicado a cada tarea, de esta forma tenemos siempre una visión real del trabajo restante.

4. El tablero Kanban

kanban

Odoo tiene por defecto una vista Kanban que permite mover las tareas de manera visual como si fuesen post-it. Para ver el tablero del “Sprint 1” de nuestro proyecto SCRUM accedemos a la vista de proyectos y clicamos en el proyecto. Una vez en esta vista añadimos el filtro de etiqueta “Sprint 1”.

Empezaremos arrastrando todas las tareas del Sprint al estado “Pendiente”. En esta vista podemos ver quién es el responsable de cada tarea, su prioridad, y su duración planificada en horas.

A partir de aquí, cada miembro del proyecto irá moviendo las tareas al estado que corresponda, y cada día utilizaremos el tablero para ver el estado del proyecto en la reunión de equipo.

Como extra, Odoo nos permite cambiar el color de cada tarjeta de tarea en el Kanban, puede sernos útil para utilizar codigos de colores para identificar tareas relacionadas, por ejemplo.

5. El Burndown

burndown informe

Para ver la gráfica de Burndown o trabajo pendiente del Sprint nos apoyamos en una sencilla hoja de excel. En ella vamos anotando los valores diarios y vemos la progresión. Para extraer los datos cambiamos la vista Kanban del Sprint por la de gráficos. Agrupamos por etapa, y en “medidas” seleccionamos “Horas Restantes”.

burndown excel

Con esto obtenemos el trabajo restante de tareas en las etapas “Pendiente” y “En Ejecución”. Lo anotamos en nuestra hoja de cálculo en la celda correspondiente al día de hoy.

En la hoja de cálculo incluímos una fila por defecto con el trabajo restante “ideal” cada día del sprint, para poder tener una referencia visual. Esto es el número de horas dividido entre el número de días del sprint. Con esto ya podemos ver la tendencia del desarrollo del sprint, y si vamos según lo esperado o acumulamos retrasos.

Bonus Track! Pruebas de aceptación

Al principio de este artículo, vimos que para cada requisito incluimos en su descripción las pruebas de aceptación. Una vez implementado, realizamos las pruebas de aceptación correspondientes a cada tarea y para indicar el resultado utilizamos lo que Odoo llama “Estado de Kanban”. Es el pequeño “led” gris que se puede poner en tres estados: gris(estado por defecto), verde o rojo.

pruebas de aceptación

Se pueden dar tres casos:

  • Las tareas que han pasado las pruebas de aceptación las marcamos en verde
  • Las que han fallado y presentan problemas las marcamos en rojo
  • En gris están las que no se han probado todavía.

De esta forma identificamos facilmente las tareas con problemas desde la vista Kanban.

Y esto es todo, no hemos querido profundizar en el funcionamiento de SCRUM. Simplemente enseñaros cómo utilizamos el módulo de proyectos de Odoo para gestionar nuestros proyectos SCRUM. Todo de una forma cómoda y visual para todos los miembros del equipo.

Gracias por vuestra atención, os esperamos en los próximos posts.

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