Mejora tus ventas con Whatsapp Business y Odoo

En este artículo vamos a hablar de cómo dar soporte con Odoo a las ventas a través de Whatsapp.

Actualmente no existe una integración entre Whatsapp y Odoo que nos permita automatizar la comunicación entre ambos sistemas. Vamos a ver como podemos interactuar entre ambas plataformas para mejorar la gestión y eficiencia de nuestros canales de venta.

Whatsapp Business

Whatsapp nos ofrece una fabulosa herramienta de marketing y comunicación con nuestros clientes. Si la sabemos aprovechar puede dar un impulso a las ventas de nuestro negocio y aumentar la fidelización de nuestros clientes.

En esencia, Whatsapp Business es una herramienta de comunicación, un canal extra a través del que nos pueden llegar clientes. Whatsapp Business no es una herramienta de venta en si misma. Necesitamos un sistema complementario donde gestionar la base de datos de clientes, los pedidos de venta, las facturas, etc. La herramienta ideal para esto es Odoo.

Vamos a empezar viendo las funcionalidades de Whatsapp Business que vamos a explotar para la venta.

Perfil de Empresa

Podemos crear una perfil de empresa con información relevante para nuestros clientes: dirección, horario de atención, página web, descripción de nuestro negocio, nuestro logo…

En este artículo vamos a hablar de cómo dar soporte con Odoo a las ventas a través de Whatsapp.

Actualmente no existe una integración entre Whatsapp y Odoo que nos permita automatizar la comunicación entre ambos sistemas. Vamos a ver como podemos interactuar entre ambas plataformas para mejorar la gestión y eficiencia de nuestros canales de venta.

Para acceder a esta configuración abriremos el menú de Whatsapp> Ajustes de Empresa > Perfil

Mensaje de Ausencia

A través de Ajustes de Empresa > Mensaje de ausencia, podremos indicar la respuesta que queremos que se le envié a nuestros clientes si nos contactan fuera de horario comercial, o cuando estamos ausentes (podemos indicar ambas opciones.)

Respuestas Rápidas

Esta funcionalidad es imprescindible para agilizar nuestro trabajo en Whatsapp. Podremos configurar una serie de respuestas rápidas en las que escribiendo una sola palabra, se le envié un mensaje a nuestro cliente. Por ejemplo:

  • /pedidook : “Tu pedido ha sido confirmado, en los próximos días te contactaremos con la información del envío. Muchas gracias por tu compra!”
  • /envio : “Tu pedido ha sido enviado, en las próximas 48 horas lo recibirás en la dirección que nos indicaste. Tu número de seguimiento de correos es:”

Al escribir la / en un chat se nos despliegan las respuestas rápidas que tenemos configuradas para marcar la que queramos usar, y al elegir una se nos carga el texto configurado para enviarlo al cliente (podemos modificarlo antes).

La comunicación con nuestros clientes se agiliza de forma brutal, evitamos erratas, y podemos mantener una estilo más homogéneo si somos varias personas atendiendo el Whatsapp del negocio.

Una vez que tenemos nuestro Whatsapp Business configurado vamos a configurar nuestro Odoo para gestionar este nuevo canal de ventas.

Odoo

En el módulo de ventas vamos a crear un nuevo “Equipo de Ventas”, de esta forma podremos tener un mayor control de las ventas que nos entran vía Whatsapp Business.

Accedemos a la opción: Ventas > Configuración > Equipos de Ventas > Crear

crear equipo ventas odoo

De esta forma vamos a poder tener nuestras ventas desglosadas por canales (en nuestro ejemplo: Ventas del sitio web, Ventas directas y Whatsapp). Si vamos al “Tablero” del módulo de ventas lo vemos de forma gráfica:

tablero ventas odoo

La venta

Bien, llegamos al punto interesante, cómo vamos a procesar una venta?

El cliente contacta por Whatsapp

En nuestro Whatsapp se nos abre una chat del cliente, y nos indica que está interesado en nuestro producto “Bizcocho de Chocolate“, quiere comprar uno y nos da sus datos y permiso para contactarme. Es muy importante que le pidamos de forma explícita este permiso, y lo dejemos anotado en su ficha de cliente.

Registramos el pedido en Odoo

En Odoo, en el módulo de ventas, accedemos al tablero > Whatsapp > Más > Nuevo >Presupuesto. Nos abrirá la ventana de nuevo presupuesto. Lo primero que haremos será dar de alta al cliente seleccionado “Crear” en el desplegable de clientes. Indicamos sus datos, y lo etiquetamos como que permite Whatsapp. Guardamos.

crear cliente odoo

Completamos los datos del pedido, modo de pago, método de envío, cargamos el producto bizcocho (Odoo nos avisará si no tenemos Stock suficiente), y guardamos.

nuevo pedido odoo

Si queremos podemos generar un pdf con el pedido para enviárselo al cliente por Whatsapp (si usamos la aplicación de escritorio).

Pago del pedido

Cuando recibamos el pago del cliente, procedemos a procesar el pedido.

Accedemos al presupuesto, confirmamos el pedido, creamos la factura, y registramos el pago.

crear factura odoo

Una vez confirmado el pedido podemos crear la factura con el botón superior izquierdo “CREAR FACTURA”.

crear factura odoo

Una vez creada la factura, la validamos (botón VALIDAR) y podemos proceder a registrar el pago (botón REGISTRAR PAGO).

registro pago odoo

Pedido Confirmado

Descargaremos la factura en PDF y se la enviaremos al cliente por Whatsapp.

Al mismo tiempo le indicaremos que el pedido se ha tramitado correctamente con una de nuestras “respuestas rápidas“.

Envío

Ahora sólo nos queda tramitar el pedido normalmente, preparar el paquete, y enviarlo al cliente.

Cuando se lo hayamos enviado le enviaremos un mensaje con otra de nuestras “respuestas rápidas”, y si disponemos de un número de seguimiento, se lo facilitaremos.

En Odoo realizamos el movimiento de existencias a través del Albarán correspondiente desde el pedido de venta. Este albarán podemos imprimirlo e incluirlo en el paquete, junto con una copia de la factura. El acceso al albarán desde el presupuesto es en el botón “Entrega“(el del icono del camión):

Conclusiones

Whatsapp Business es una gran herramienta para comunicarnos con nuestros clientes, pero necesitamos una un sistema de gestión para procesar las ventas, registrar la información, e integrar este nuevo canal de venta en nuestro negocio.

Odoo nos permite gestionar esto de forma muy simple y cómoda, asignando un equipo de ventas específico para Whatsapp.

A través de este equipo de ventas podemos extraer información de los pedidos realizados, la facturación, etc. y compararlo con los otros canales de nuestro negocio.

Ventajas de Whatsapp Business como canal de venta

  • Comunicación directa con los clientes
  • La base de usuarios de Whatsapp es enorme (“todo el mundo usa Whatsapp”)
  • Accesible, fácil de usar e inmediato (“todo el mundo sabe usar el Whatsapp”)

Ventajas de Odoo para gestionar el proceso

  • Mantener una base de datos de clientes con garantías de seguridad
  • Explotar de forma sencilla la información obtenida: Informes de ventas por canal, por producto, por cliente, fechas…
  • Controla de forma sencilla el stock
  • Toda la gestión está integrada: captación de clientes, venta, facturación, envíos…
  • Entorno web accesible desde cualquier lugar y dispositivo (interfaz responsive)

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