Firma de albaranes en Odoo

Cualquier negocio que realice repartos o trabajos que requieran la conformidad del cliente se encuentran con el problema del manejo del papel, cientos de albaranes firmados que hay que digitalizar. Con Odoo y nuestra solución adaptada podrás recopilar la firma del cliente directamente con un móvil o tablet y enviarle de forma automática una copia.

Para ilustrar este proceso os presentamos la solución ERP basada en Odoo que hemos desarrollado para nuestros amigos de MPDistribuciones Bergantiños.

MPDistribuciones Bergantiños es una empresa gallega dedicada a la comercialización y reparto a domicilio de agua mineral de alta calidad y productos afines, y son distribuidor oficial de “Aguas do Paraño”.

Toda la operativa de la empresa se organiza en torno al reparto a domicilio. Es la base del negocio y donde se concentra la mayor parte del trabajo. Optimizar el reparto y tener un registro de la información fiable es clave, además de poder dar información en tiempo real a los clientes.

Otra necesidad imperativa es el uso de teléfonos móviles para el acceso al ERP durante el reparto.

Para ello en Sinerkia implementamos dos funcionalidades centrales:

Gestión de Rutas

La gestión de rutas permite asignar clientes a las diferentes rutas de reparto, y ordenarlos visualmente simplemente arrastrándolos. Se descartó una automatización de las rutas ya que los repartidores conocen sus zonas de reparto a la perfección, y son capaces de organizar sus rutas de la forma más óptima.

Entrega Rápida

El apartado de entrega rápida está enfocado 100% al uso en móvil, con pantallas adaptadas.

Se parte de un listado ordenado de los clientes de cada ruta según el recorrido del reparto, y el proceso es el siguiente:

1. El repartidor pincha sobre el cliente al que le va a hacer la entrega

2. Accede a una ficha simplificada del cliente desde donde puede informar de algún problema o realizar la entrega:
   1. Puede marcar que el cliente no abre
   2. Puede marcar que el cliente está ausente
3. Para realizar la entrega dispone de dos botones en función de si es un cliente profesional o no:
   1. Entrega rápida normal. Se realiza la entrega sin firma del cliente y se envía un correo al cliente avisando de la entrega realizada.
   2. Entrega con Albarán. El sistema genera un pedido asociado a la entrega, que el cliente firmará en la pantalla del móvil del repartidor. Además el repartidor puede sacar una foto que quedará asociada al pedido (como comprobante extra de la entrega realizada).
4. En cualquiera de los dos casos anteriores el repartidor accede a una pantalla de entrega muy sencilla y adaptada al móvil

5. En esta pantalla el repartidor seleccionar la cantidad que entrega deslizando  el dedo y pincha en el producto a entregar, de forma automática se genera la entrega y vuelve a la ficha del cliente. Con 3 pulsaciones ha registrado la entrega perfectamente.
6. En la pantalla de cliente el repartidor puede avanzar al siguiente cliente o bien volver al listado de la ruta.

Firma de Albaranes

Vamos a entrar más en detalle en este punto. Después de la entrega rápida, el sistema genera el pedido asociado y lleva al repartidor a la pantalla del pedido. Ahí se pueden añadir más productos complementarios, y se dispone de otras opciones adicionales como registrar el cobro en efectivo si se realiza en ese momento.

Una vez completado el pedido, el repartidor le solicita al cliente que firme en pantalla la recepción de los productos indicados. Además el repartidor puede sacar una foto que quedará asociada al albarán.

Al instante el cliente recibe en su correo electrónico una copia del albarán firmado, incluyendo la foto realizada por el repartidor si es el caso.

Recorte de la copia del albarán que se envía al cliente por email

ACTUALIZACIÓN COVID19

Para dar soporte a la entrega sin contacto, se puede sustituir la firma por una foto de la entrega y el registro del número de DNI de la persona que la recibe. El cliente recibe una copia del albarán con esta información.

Proceso Posterior

Todo lo visto hasta ahora es el centro del sistema de entregas. El resto del proceso es el general de Odoo.

Facturación

A partir de ahí desde la oficina se van facturando los albaranes/pedidos.

Las entregas rápidas normales, sin albarán, se van incluyendo en un pedido diario “de contado” que posteriormente se puede facturar.

Está disponible la generación de facturas formato Facturae para su presentación en FACE u otros portales.

A través de la gestión de remesas SEPA se pueden hacer cobros y pagos masivos.

Inventario

Todas las entregas generan de forma automática movimientos de inventario desde el almacén interno hacia el cliente, reduciendo el stock

Compras

Las compras de productos generan movimientos de inventario desde el proveedor al almacén interno, aumentando el stock.

Contabilidad

Desde la contabilidad de Odoo se pueden generar los modelos de la AEAT y presentarlos en formato BOE, además de las cuentas anuales.

Odoo dispone de una contabilidad completa automatizada, que facilita la gestión y proporcionar información fidedigna e interrelacionada.

RRHH

Permite la gestión de empleados y contratos.

Gestión de Flota

Gestión de flota con control de todos los gastos asociados, kilometraje, etc.

Integración con control de vehículos vía GPS compatible con Traccar, para controlar el kilometraje, localización en tiempo real, avisos de paradas, velocidad, historial de rutas, etc…

Concluyendo

La agilidad y simplificación de la gestión que proporciona nuestra solución permite un enorme ahorro de tiempo de trabajo de oficina, y además proporciona información en tiempo real a la empresa y a sus clientes.

La mejora de imagen del negocio y la calidad del servicio son un punto más de diferenciación con la competencia.

En la siguiente tabla resumimos la situación anterior y las mejoras obtenidas con la implantación de Odoo realizada.