Eres un emprendedor y gestionas todo con Excel? Te compensa darle una oportunidad a ERPNext?

ACTUALIZACIÓN: En julio de 2017 ERPNext deja de ofrecer cuentas gratuitas. A partir de ahora dan la opción de 30 días de prueba de cualquiera de sus planes, el básico para 5 usuarios y 5 gigas cuesta menos de 300,00€/año: Aquí tienes el enlace para iniciar los 30 días de prueba y empezar a gestionar tu negocio con ERPNext

En Sinerkia llevamos trabajando con ERPNext desde hace dos años, somos el primer Service Provider oficial en España. Ahora con la perspectiva que nos da el tiempo queremos orientar un poco a los interesados en este ERP relativamente nuevo, y que está llamando la atención por su agresiva campaña de cuentas gratuitas y precios bajos, con un producto de buena calidad.

Empecemos por el principio. Qué es ERPNext?

ERPNext es un ERP (Qué es un ERP?) opensource online que lleva pocos años en desarrollo, pero que nació con las ideas muy claras y siguiendo la estela del ERP opensource de referencia, Odoo. Tenemos más información en nuestra sección sobre ERPNext.

Proporciona todas las funcionalidades de un ERP, accesible desde cualquier dispositivo y lugar, y se centra en la usabilidad tanto a la hora de trabajar como de configurarlo a nuestro gusto.

Con la pregunta del título ya damos una pista de a quién va dirigido este ERP: Emprendedores, freelance, autónomos, o pequeños negocios.

Si te encuentras en uno de estos grupos y no te puedes permitir una inversión de miles de euros en un ERP, estás de enhorabuena. Con ERPNext puedes tener un potente ERP que te permita tener todo tu negocio gestionado en una única herramienta de forma eficiente, y a un coste muy bajo (podemos empezar de forma gratuita con un sólo usuario, lo que en muchos casos es más que suficiente). Tiene limitaciones, evidentemente, pero si la alternativa es manejar el negocio con excel y google drive, está claro que con ERPNext vamos a tener infinidad de ventajas, mayor seguridad, eficiencia en la gestión, y una imagen más profesional de cara a los clientes.

Qué nos gusta de ERPNext?

En tres palabras: facilidad de uso. A todos los niveles, es sencillo de utilizar, de configurar, y también es sencillo añadir campos a formularios o documentos, incluso crear documentos desde cero. Puede que no al alcance de cualquier usuario, pero este tipo de cambios nosotros (u otros proveedores) los hacemos por un coste reducido, al ser más sencillos de implementar.

En cuanto a los módulos principales:

  • Ventas/CRM: permite gestionar la información de los clientes, las oportunidades de venta, generar presupuestos (con plantillas personalizables), hacer el seguimiento de las ventas, configurar avisos, etc.
  • Facturación: podemos generar facturas profesionales con plantillas personalizadas. Aquí hay que tener cuidado ya que por defecto permite eliminar facturas (esto incumpliría la normativa fiscal española), pero se puede subsanar mediante una correcta configuración de permisos.
  • Compras/Proveedores: con este módulo podemos gestionar los procesos de compra de servicios y materias primas, los pagos a los proveedores(no permite formas de pago complejas)
  • Producción: tiene un sencillo módulo de producción en el que podemos configurar listas de materiales y consumir las materias primas para generar productos finales para atender los pedidos de venta o generar stock. Soporta una buena gestión de lotes y números de serie.
  • Almacén: permite tener diferentes almacenes y gestionar los movimientos de existencias, y generar albaranes.
  • Contabilidad: Aquí está su principal punto débil, por defecto no soporta la contabilidad española. Es una limitación relativa, ya que el 90% de los emprendedores y pequeños negocios tienen la contabilidad externalizada en gestorías, por lo que tampoco es algo limitante.

Otras características que nos gustan:

  • Permite anexar documentación a cualquier elemento: productos, clientes, proveedores, pedidos de compra y venta, facturas…
  • Permite también asignar cualquier elemento a un usuario, es muy útil para distribuir el trabajo y las responsabilidades.
  • Envía emails de aviso para eventos que indiquemos, y permite enviar por email directamente desde el sistema presupuestos, pedidos y facturas (en general cualquier elemento)
  • La interfaz se adapta a móviles y tablets de forma natural. Muy cómodo para consultas de urgencia desde el móvil.
  • Consume pocos recursos de hardware y va muy rápido, es ágil.
  • Los informes son muy sencillos de configurar y personalizar (añadir columnas, sumatorios, etc…)
  • Módulo de Helpdesk integrado para gestionar las incidencias de nuestros clientes.
  • Tiene un gestor de proyectos sencillo pero funcional

escritorio_erpnext

Lo malo

Por qué no lo consideramos adecuado para empresas más grandes o que se puedan permitir la inversión en un ERP como Odoo? ERPNext da un buen nivel de cobertura a todo el proceso de negocio de las empresas, pero en el momento que queramos profundizar más en un determinado aspecto nos vemos obligados a desarrollar funcionalidades desde cero e implantar ERPNext en nuestros propios servidores o hosting (la nube de ERPNext no permite la modificación del código del sistema ni la instalación de módulos no oficiales). En esto Odoo gana por goleada, existen miles de módulos ya desarrollados que permite extender funcionalidades para adaptarlas al crecimiento de la empresa.

De todos modos, tenemos algún cliente que factura millones de Euros y sigue utilizando ERPNext encantados, así que todo depende de cada caso.

En todo caso, ERPNext permite la exportación de toda la información de forma sencilla. Si en algún momento se nos queda pequeño, podemos migrar a Odoo sin demasiados dolores de cabeza.

Si tu negocio es una tienda con TPV y quieres montar una tienda online integrada en el ERP, ERPNext no te encaja. El TPV de ERPNext es muy limitado y no cumple la normativa española, como si hace el de Odoo.

En resumen

Si tienes un pequeño negocio o eres un emprendedor con pocos recursos prueba ERPNext, te va a permitir gestionar tu negocio de forma profesional y eficiente. Aunque sólo sea por el CRM y la gestión de ventas ya merece la pena, tendrás un seguimiento exhaustivo de tus clientes, con el consiguiente aumento de las ventas. Es un salto muy grande frente a utilizar excel (que es cómo empezamos casi todos).

Puedes empezar con la versión gratuita (si sólo tienes un usuario y te basta con 150 megas de almacenamiento), y personalizarlo un poco a tu gusto. Si ves que te sirve te aconsejamos contratar el plan de pago básico (300$/año) que ya te da acceso a 5 usuarios y más capacidad de almacenamiento, además de soporte funcional. Si realmente decides gestionar tu negocio con ERPNext es mejor que contrates en cuanto puedas un plan de pago, que incluyen soporte para por ejemplo recuperar una copia de seguridad, o solucionar algún problema concreto.

Y nada más,  esperamos vuestros comentarios.

Nuestros servicios ERPNext

Si decides utilizar ERPNext y necesitas ayuda, en Sinerkia proporcionamos, entre otros, los siguientes servicios:

  • Formación (presencial o por skype) y resolución de dudas puntuales
  • Personalización de documentos (facturas, albaranes, presupuestos, etc.)
  • Configuración avanzada y adaptación a la operativa de la empresa
  • Introducción de campos extra y traslado de los mismos a documentos e informes.
  • Soporte

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